Secara umum, berita acara merupakan salah satu dokumen penting yang harus dibuat karena ini bukti tertulis bahwa sebuah acara telah selesai dilaksanakan. Berita acara harus dibuat dengan cara yang tepat sehingga bisa menyampaikan informasi dengan tepat. Okay tak usah pakai lama, langsung simak Apa Itu Berita Acara, Tujuan, Cara Membuat, dan Contohnya
Untuk memahaminya, kita pecah dulu kata “berita acara” terdiri dari dua kata pembentuknya, yaitu berita dan acara. Sebelum mengetahui pengertian dari berita acara, maka perlu mengetahui pengertian dari setiap kata pembentuknya.
Menurut Barus, berita merupakan segala laporan tentang peristiwa, kejadian, gagasan, maupun fakta yang menarik perhatian serta penting untuk disampaikan atau dimuat pada media massa, tujuannya adalah agar diketahui oleh masyarakat, atau menjadi sebuah kesadaran umum.
Menurut Noor acara merupakan suatu kegiatan yang diselenggarakan untuk memperingati hal-hal penting yang ada di sepanjang hidup manusia, baik itu secara individu maupun kelompok yang terikat secara adat, budaya, tradisi, dan agama dengan maksud dan tujuan tertentu, serta melibatkan lingkungan masyarakat yang diselenggarakan pada waktu tertentu.
Berdasarkan dua pengertian mengenai berita dan acara maka bisa disimpulkan bahwa berita acara adalah suatu laporan tentang peristiwa, kejadian, atau fakta tentang kejadian penting mengenai manusia atau kelompok, sebagai bukti yang legal atau sah.
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia atau KBBI, pengertian berita acara adalah catatan laporan yang dibuat (oleh polisi) mengenai waktu terjadi, tempat, keterangan, dan petunjuk lain tentang suatu perkara atau peristiwa. Berita acara dapat disebut juga sebagai bukti tertulis dari sebuah acara yang sudah dilaksanakan atau sudah selesai.
Berikut ini ciri-ciri umum dari berita acara:
Berita acara harus disusun secara objektif dan tidak memihak. Artinya mencerminkan fakta-fakta yang terjadi tanpa distorsi atau penilaian pribadi.
Berita acara harus mencantumkan identitas lengkap dari para pihak yang terlibat dalam peristiwa tersebut, termasuk nama, jabatan, dan/atau perwakilan resmi.
Berita acara harus mencantumkan tanggal serta waktu terjadinya peristiwa atau kegiatan yang dilaporkan dalam dokumen tersebut.
Berita acara sebaiknya menggambarkan kronologi peristiwa dengan jelas dan rinci agar pembaca dapat memahami urutan kejadian secara sistematis.
Informasi di dalam berita acara harus lengkap meliputi semua hal-hal penting, seperti tempat kejadian, deskripsi singkat tentang peristiwa atau kegiatan yang dicatat, serta hasil kesepakatan atau tindakan selanjutnya (jika ada).
Penggunaan bahasa formal sangat penting untuk menjaga integritas berita acara sehingga mudah dipahami oleh siapa pun yang membacanya.
Setelah penyusunan berita acara selesai, biasanya para pihak terkait akan menandatanganinya sebagai bentuk persetujuan atas isinya.
Berita acara juga dapat memiliki nilai hukum, terutama jika digunakan sebagai bukti dalam proses hukum atau penyelesaian sengketa. Oleh karena itu, penting untuk menjaga keabsahan dokumen ini dengan mengikuti aturan dan prosedur yang berlaku.
Tujuan membuat berita acara adalah sebagai berikut:
Berita acara digunakan untuk merekam dan mendokumentasikan kejadian atau peristiwa tertentu secara resmi. Hal ini penting untuk menjaga catatan yang akurat dan dapat dipertanggungjawabkan terkait apa yang terjadi dalam suatu situasi atau acara.
Berita acara sering digunakan sebagai bukti hukum dalam kasus-kasus di pengadilan atau proses-proses hukum lainnya. Dokumen ini menyediakan rekaman tertulis tentang fakta-fakta, kesaksian, persetujuan, atau keputusan yang dibuat pada saat itu.
Berita acara memastikan transparansi dan akuntabilitas dalam proses-proses administratif maupun pertemuan formal. Dengan memiliki dokumen tersebut, semua pihak yang terlibat dapat melihat apa yang telah dibahas dan disepakati serta bertanggung jawab atas kata-kata mereka.
Berita acara juga bisa digunakan sebagai alat pembuktian fisik jika ada sengketa atau perbedaan pendapat antar pihak-pihak terkait suatu kejadian atau transaksi tertentu.
Tujuan utama berita acara adalah untuk menyampaikan informasi penting kepada para pihak terkait dengan jelas dan lengkap agar tidak ada keraguan ataupun miskomunikasi terkait apa yang telah terjadi atau disepakati.
Berita acara membantu menjaga rekam jejak atau sejarah suatu peristiwa, pertemuan, atau keputusan penting. Dokumen ini dapat digunakan sebagai referensi di masa depan untuk meninjau kembali apa yang telah dilakukan dan bagaimana prosesnya berlangsung.
Berikut ini cara membuat berita acara yang tepat:
Berita acara dari sebuah kegiatan sebaiknya segera dibuat setelah acara atau kegiatan selesai dilakukan. Pembuatan berita acara langsung setelah acara selesai dilakukan akan membuat berita acara menjadi lebih akurat. Sebab, ingatan dari acara yang baru saja dilangsungkan masih segar.
Menentukan tujuan dari berita acara menjadi salah satu cara tempat untuk membuat berita acara. Sebelum membuat berita acara, notulen kegiatan harus mengetahui jenis acara yang berlangsung serta tujuan pembuatan berita acara. Jenis kegiatan yang dilangsungkan nantinya akan mempengaruhi format atau bentuk dari berita acara yang dibuat.
Judul berita acara harus dibuat dengan tepat yang tentunya sesuai dengan acara atau kegiatan yang sudah selesai dilangsungkan. Pembuatan judul berita acara ini penting agar berita acara mudah dicari dan tidak tertukar dengan berita acara kegiatan lainnya.
Pembukaan dari berita acara ini juga berisi keterangan mengenai acara yang dilangsungkan, seperti waktu, tanggal, hingga tempat acara diadakan. Pembuka berita acara akan membuat berita acara sebagai dokumentasi acara memuat informasi yang lengkap mengenai acara atau kegiatan yang sudah dilakukan.
Cara berikutnya adalah membuat isi berita acara yang berisi nama-nama orang atau pihak yang berperan dan terlibat dalam acara yang sudah dilangsungkan.
Nama-nama orang dan pihak yang terlibat ini sebaiknya dituliskan secara lengkap dan detail. Kelengkapan data pihak yang berpartisipasi ini juga akan memudahkan dalam hal pertanggungjawaban terhadap acara.
Membuat inti berita acara merupakan hal yang penting untuk dilakukan karena bagian inti berita acara memuat berbagai informasi penting dari acara yang sudah berlangsung.
Inti berita acara berisi latar belakang acara, inti acara, hingga penegasan informasi sebelumnya. Selain itu, penegasan informasi ini juga berguna sebagai pemenuhan perjanjian antara pihak-pihak yang terlibat dalam acara.
Penutup berita acara berisi tanda tangan dari pihak-pihak yang terlibat dalam acara, seperti pemimpin rapat atau ketua penyelenggara acara, sekretaris, dan pihak-pihak lain yang terlibat, atau perwakilannya.
Cara membuat berita acara juga harus memperhatikan bahasa yang digunakan. Dalam pembuatan berita acara harus menggunakan bahasa yang baku dan formal.
Alasannya, berita acara merupakan dokumentasi resmi atau bukti resmi dari suatu acara yang sudah berlangsung dan akan ditandatangani oleh berbagai pihak yang terlibat. Menggunakan bahasa yang tepat dan resmi dalam pembuatan berita acara akan memperlihatkan bahwa acara diselenggarakan dengan sungguh-sungguh.
Berikut ini contoh berita acara untuk berbagai kegiatan.
Berikut ini contoh berita acara rapat paripurna DPRD yang diakses dari jdihn.go.id.
BERITA ACARA
RAPAT PARIPURNA DEWAN PERWAKILAN RAKYAT DAERAH KABUPATEN ABC
NOMOR : 03/DPRD/III/ 2023
TENTANG
PENYAMPAIAN LAPORAN PANDANGAN UMUM FRAKSI-FRAKSI TERHADAP RANPERDA -RANPERDA YANG DISAMPAIKAN OLEH BUPATI ABC
Pada hari Senin, tanggal sepuluh, bulan Maret, tahun Dua Ribu Dua Puluh Tiga, pada pukul empat belas lewat tiga puluh menit Waktu Indonesia Bagian Barat di Ruang Rapat DPRD Kabupaten Lingga telah dilaksanakan Rapat Paripurna, dan ditutup pada Pukul lima belas Waktu
Indonesia Bagian Barat, Dengan Agenda:
Laporan Rapat Paripurna Penyampaian Laporan Pandangan Umum Fraksi-Fraksi Terhadap Ranperda-ranperda yang Disampaikan Oleh Bupati ABC
Rapat Paripurna ini dihadiri oleh 16 (enam belas) orang.
1. (nama) sebagai Ketua DPRD ABC
2. (nama) sebagai ...
...
16. (nama) sebagai ...
Adapun kesimpulan dan saran yang dapat diambil dari Rapat Paripurna ini adalah :
1. Penyampaian Pandangan Umum dari Fraksi Partai A (nama).
2. Penyampaian Pandangan Umum dari Fraksi Partai B yang disampaikan oleh (nama).
3. Penyampaian Pandangan Umum dari Fraksi Partai C yang disampaikan (nama).
Demikian laporan ini dibuat untuk dapat menjadi bahan masukan, selanjutnya mengharapkan saran dan petunjuk untuk pelaksanaan kegiatan selanjutnya.
(Kabupaten), 10 Maret 2023
DEWAN PERWAKILAN RAKYAT DAERAH KABUPATEN ABC
Ttd
(Nama)
Ketua
Ttd
(Nama)
Wakil Ketua I
Ttd
(Nama)
Wakil Ketua II
BERITA ACARA
HASIL KESEPAKATAN PENETAPAN KEGIATAN PEMBANGUNAN SARANA DAN PRASARANA DAN PEMBERDAYAAN MASYARAKAT PADA KELURAHAN ..... KECAMATAN ..... KOTA ....
Pada Hari .... Tanggal .... Bulan .... Tahun Dua Ribu Dua Puluh Tiga, bertempat di ...................................telah diselenggarakan musyawarah yang dihadiri oleh pemangku kepentingan sebagaimana tercantum dalam daftar hadir peserta dalam LAMPIRAN Berita Acara ini.
Setelah memperhatikan, mendengarkan dan mempertimbangkan:
1. Sambutan yang disampaikan oleh Lurah ..... pada Acara Pembukaan Musyawarah Kelurahan .....
2. Pemaparan Materi.
3. Tanggapan dan saran seluruh peserta musyawarah terhadap materi yang dipaparkan oleh Lurah ..... sebagaimana telah terangkum menjadi hasil keputusan diskusi pada:
Hari dan Tanggal:
Jam:
Tempat:
MENYEPAKATI
KESATU : Hasil kesepakatan musyawarah Kelurahan .... Kecamatan ..... Dan daftar hadir peserta sebagaimana tercantum dalam Lampiran merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan dari Berita Acara ini.
KEDUA : Berita Acara ini dijadikan sebagai bahan Penyusunan RKA Kegiatan Pembangunan Sarana Prasarana Kelurahan dan Pemberdayaan Masyarakat di Kelurahan ..... Tahun .....
Demikianlah Berita Acara ini dibuat dan disahkan untuk digunakan sebagaimana mestinya.
Kota ..... ,....................................
Pimpinan Sidang
Ttd
Nama
NIP.
Lurah
Ttd
Nama
NIP.
Ketua LPMK
Ttd
Nama
Lampiran I Daftar Hadir Rapat
Lampiran II Daftar Sarana dan Prasarana yang akan dibangun
Jadi bagaimana, kalian sudah pernah membuat berita acara, kah? Menurut kalian, adakah kesulitan dalam membuat berita acara? Sharing yuk di kolom komentar 🙂
