Istilah disposisi sering kita dengar dalam aktivitas administrasi perkantoran. Disposisi merupakan pendapat seorang pejabat mengenai urusan yang termuat dalam suatu surat dinas dan dituliskan pada lembar khusus.
Pada artikel kali ini, akan dibahas secara lebih detail terkait disposisi surat, mulai dari pengertian, manfaat, hingga alur pencatatan surat pada lembar disposisi. Jadi, simak sampai selesai ulasan di bawah ini ya!
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), disposisi adalah pendapat seorang pejabat mengenai urusan yang termuat dalam suatu surat dinas, yang langsung dituliskan pada surat yang bersangkutan atau pada lembar khusus. Meskipun saat ini kegiatan surat-menyurat sudah dapat dilakukan secara elektronik (e-mail), namun ternyata masih dibutuhkan proses disposisi. Hal ini yang kemudian menjadikan proses disposisi manual pun berubah menjadi disposisi elektronik.
Disposisi merupakan proses penting yang ada di setiap perusahaan. Tujuan disposisi adalah agar staf bisa menindaklanjuti perintah yang diberikan atasan tepat sesuai perintah yang tertulis di dalam surat.
Setelah mengerjakan perintah tersebut, staf tidak langsung memberikannya ke atasan, tetapi harus melalui staf administrasi yang akan memberikan lembar disposisi untuk diisi. Beberapa hal yang perlu diisi pada lembar disposisi antara lain nomor surat dan indeks kode administrasi. Setelah selesai mengisi lembar disposisi, maka surat disposisi akan diberikan staf administrasi kepada atasan yang bersangkutan untuk ditindaklanjuti.
Secara umum beberapa manfaat dari disposisi surat antara lain:
Berikut adalah uraian alur pencatatan surat pada lembar disposisi yang perlu dipahami.
Staf Biro Umum menerima surat masuk dari kurir dan kemudian menandatangani lembar tanda terima surat, sebagai bukti bahwa surat telah diterima. Penandatanganan ini penting dan harus dilakukan. Jika tidak ada bukti tanda tangan penerimaan, surat masuk tidak akan disampaikan terlebih dahulu sampai benar-benar terdapat bukti penandatanganan surat masuk pada lembar tanda terima surat.
Staf Biro Umum memisahkan surat yang telah diterima, yaitu memisahkan antara surat masuk dari dalam (contohnya Nota Dinas) dan surat masuk dari luar (contohnya permohonan peminjaman tempat). Pemisahan surat ini dilakukan untuk memudahkan proses pencatatan surat yang akan dikelola dan mempermudah staf untuk mencatat surat penting yang akan dikelola terlebih dahulu.
Setelah surat masuk tersebut dipisahkan, selanjutnya surat dicatat pada lembar disposisi rangkap dua. Rangkap dua lembar disposisi ini berwarna merah muda dan putih. Lembar disposisi rangkap dua tersebut ketika proses pencatatan telah selesai maka akan dirobek untuk dipisahkan. Lembar disposisi berwarna merah muda akan didistribusikan kepada bagian-bagian yang bersangkutan dan lembar berwarna putih akan disimpan untuk diarsipkan.
Selanjutnya, surat diberikan kepada pimpinan untuk diberikan instruksi agar surat bisa di tindak lanjuti sesuai dengan perintah dan instruksi pimpinan.
Setelah lembar disposisi diberikan instruksi oleh pimpinan, kemudian lembar disposisi di-input ke sistem untuk mempermudah pencarian data dan sebagai data dari instansi tersebut.
Setelah selesai di-input di sistem, surat yang telah diberikan lembar disposisi didistribusikan kepada bagian-bagian yang sesuai dengan surat untuk ditindaklanjuti lebih jauh agar surat dapat diselesaikan sesuai dengan instruksi yang diberikan oleh pimpinan. Setelah didistribusikan dan ditindaklanjuti, maka pencatatan surat pada lembar disposisi telah terselesaikan.
Demikian informasi terkait disposisi surat, semoga dapat dipahami dan bermanfaat bagi kalian semua!
Bagi bapak/ibu guru yang sedang mencari aplikasi ujian online, dapat menggunakan aplikasi Ujione. Didukung fitur mumpuni, proses pelaksanaan ujian menjadi lebih mudah. Ujione juga sangat praktis digunakan karena dapat diakses di perangkat apapun dan dimanapun. Tertarik menggunakan? Yuk, daftar sekarang!
